Un dels millors consells de productivitat és planificar la setmana, sobretot si tens moltes reunions. La bona notícia és que podeu programar diverses reunions de Zoom amb antelació. Tanmateix, no és possible tenir dues o més reunions alhora.
En aquest article, explicarem tot el que necessiteu saber sobre la programació de reunions de Zoom.
Programació de reunions múltiples
Quan es tracta de programar reunions que es fan en diferents moments, no hi ha límits. Com sabeu, cada reunió té el seu propi identificador individual. Per tant, només heu d'assegurar-vos d'enviar una invitació als altres participants. Aquí teniu la manera més ràpida de programar una reunió:
- Inicieu la sessió a Zoom.
- Toqueu la icona Programació.
- Escriu el nom o el tema de la reunió.
- Seleccioneu la data i l'hora.
- Introduïu la durada de la reunió.
- Seleccioneu la vostra zona horària.
- Seleccioneu el calendari que voleu utilitzar per programar la reunió. Podeu utilitzar Google Calendar, Outlook o qualsevol altre calendari que utilitzeu habitualment.
- Per confirmar la reunió, feu clic a Desa.
Malauradament, no hi ha cap drecera per programar diferents reunions alhora. L'aplicació suposa que no totes les vostres sessions de Zoom tenen la mateixa durada, tema, etc. Per tant, haureu de repetir aquest procés per a totes les reunions que vulgueu programar (si tenen detalls diferents).
Tanmateix, si voleu programar reunions recurrents, us tenim cobert. Si teniu una reunió d'equip tots els dimecres a les 10 del matí, això no vol dir que haureu de passar per aquest llarg procés cada setmana. A la següent secció, us mostrarem com programar aquest tipus de reunió fins a un any d'antelació.
Com programar reunions recurrents
Programar reunions recurrents significa que podeu programar més reunions amb el mateix identificador de reunió. També vol dir que tots els detalls, com ara el temps i la durada, seran els mateixos.
Podeu triar si voleu que la reunió es celebri diàriament, setmanalment o mensualment. D'aquesta manera, podeu fer la vostra programació trimestral o fins i tot anual alhora. Tingueu en compte que l'identificador de la reunió caduca al cap d'un any. Tot i que heu tingut la reunió cada setmana durant 52 setmanes, haureu de tornar-la a programar.
Podeu utilitzar Google Calendar i Outlook per programar reunions recurrents. Això es pot fer des del vostre telèfon o portàtil. Però recomanem utilitzar un escriptori, ja que és més ràpid.
Google Calendar
Google Calendar és l'eina més popular entre els usuaris de Zoom. A continuació s'explica com utilitzar-lo per programar reunions recurrents:
- Inicieu la sessió a Zoom.
- Toqueu la icona Programació.
- Feu clic a la configuració de la vostra reunió.
- Seleccioneu la reunió recurrent.
- Feu clic al botó Desa i, a continuació, obriu Google Calendar.
- Inicieu la sessió al vostre compte de Google.
- Permet que Zoom accedeixi al teu compte.
- A continuació, Google Calendar crearà un esdeveniment amb els detalls de la reunió de Zoom.
- Obriu el menú desplegable a sota de l'hora de la vostra reunió.
- Seleccioneu l'opció de recurrència que vulgueu.
- Feu clic a Desa.
Quan obriu el menú desplegable, podreu triar entre diferents opcions de recurrència. Podeu triar si voleu que la reunió es celebri diàriament, setmanalment o mensualment. També podeu programar la reunió per a cada dia laborable, cada dimecres o fins i tot cada primer dijous del mes.
Si no trobeu l'opció que voleu, feu clic a Personalitzat i creeu una altra opció.
Perspectiva
D'altra banda, si utilitzeu el calendari d'Outlook, això és el que heu de fer:
- Inicieu la sessió a Zoom.
- Toqueu la icona Programació.
- Feu clic a la configuració de la vostra reunió.
- Seleccioneu la reunió recurrent.
- Feu clic al botó Desa i, a continuació, obriu el calendari d'Outlook.
- Seleccioneu la vostra reunió i toqueu Recurrent.
- Seleccioneu l'opció de recurrència que vulgueu.
- Feu clic a D'acord.
Els usuaris d'Outlook tenen tres paràmetres. Podeu triar la freqüència de les reunions (mensuals, setmanals, etc.), l'interval i els dies concrets en què voleu que es celebri la reunió.
Agenda, agenda, agenda
Esperem que aquest article us hagi ajudat a programar reunions de Zoom de manera més ràpida i senzilla. Com que la programació és essencial per organitzar el vostre temps i recursos. El millor de Zoom és que és compatible amb diverses eines i calendaris organitzatius.
Com programeu habitualment les vostres reunions? Alguna vegada has tingut problemes per programar diverses reunions a Zoom? Feu-nos-ho saber a la secció de comentaris a continuació.