Durant dues dècades, SharePoint ha estat el sistema de col·laboració de referència per a empreses de tot el món. Les funcions molt avançades de la plataforma creen un entorn segur per a l'intercanvi d'informació, l'enregistrament de dades i l'intercanvi de documents.
Una d'aquestes funcions us permet obrir un fitxer de SharePoint, fins i tot si no sou un usuari habitual. En aquest article, tractarem els conceptes bàsics de la compartició externa, des de com compartir amb usuaris externs fins a quin tipus de fitxers podeu incloure.
Compartir documents amb SharePoint
SharePoint us permet emmagatzemar i compartir fitxers mitjançant el navegador web que trieu. És compatible amb gairebé tots els motors de cerca i dispositius. També podeu sincronitzar-lo amb altres serveis d'emmagatzematge al núvol, com ara OneDrive.
La plataforma és molt adequada per compartir tot tipus de formats de fitxer. La interfície és relativament fàcil de llegir, de manera que el procés és bastant senzill. A continuació s'explica com compartir documents amb SharePoint:
- Obriu el vostre navegador i aneu a office.com/signin. Inicieu la sessió amb el vostre compte de Microsoft mitjançant el vostre correu electrònic, número de telèfon o perfil de Skype. Si no esteu registrat, feu clic a l'enllaç següent per crear un compte.
- Desplaceu-vos pels vostres fitxers. Destaca els que vols compartir. SharePoint també us permet seleccionar carpetes senceres. Feu clic al botó "Comparteix" a l'extrem superior esquerre.
- Feu clic a la fletxa cap avall per obrir un menú desplegable. Seleccioneu una de les opcions per compartir enllaços.
- Per permetre l'accés a qualsevol persona amb l'enllaç, trieu "Qualsevol".
- Per compartir el fitxer amb els vostres companys de feina, seleccioneu "Persones a".
- Si només voleu compartir amb persones específiques, introduïu els seus noms al camp corresponent.
- Si voleu afegir més instruccions, podeu escriure un missatge.
- Quan hàgiu acabat, feu clic a "Aplicar".
Una manera més ràpida de fer-ho és crear un enllaç que condueixi a un fitxer determinat. A continuació, podeu adjuntar l'URL a un missatge de text o copiar-lo a un lloc web diferent. La persona que rep l'enllaç també el podrà compartir amb altres persones. A continuació s'explica com fer-ho:
- Inicieu sessió al vostre compte a office.com/signin.
- Feu clic a la pestanya "Copia l'enllaç" a SharePoint.
- Trieu una opció per compartir al menú desplegable. Feu clic a "Aplica" per crear l'enllaç.
- Utilitzeu les tecles de drecera CTRL + C i CTRL + V quan vulgueu copiar/enganxar l'enllaç. També podeu fer-ho fent clic amb el botó dret a l'URL i seleccionant les opcions de la llista desplegable.
Compartir un lloc web amb SharePoint
SharePoint no us limita a compartir fitxers i carpetes. També podeu compartir tot el vostre lloc amb usuaris externs i membres del vostre directori. A continuació s'explica com fer-ho:
- Inicieu sessió al vostre compte de SharePoint.
- Feu clic al botó "Comparteix el lloc".
- S'obrirà una finestra nova. Escriviu el nom de la persona o grup que voleu afegir al lloc. També podeu compartir el lloc amb tota l'organització. Només cal que escriviu "Tots excepte els usuaris externs" al quadre de diàleg.
- Establiu el nivell de permís desitjat. Podeu permetre que les persones vegin, editin o gestionen completament el lloc.
- Si voleu, podeu adjuntar un missatge amb informació o instruccions addicionals.
- Fes clic a "Comparteix" quan hagis acabat.
Compartiu qualsevol cosa amb els equips de SharePoint
Amb l'equip de SharePoint, vosaltres i els vostres companys de feina podeu intercanviar documents, fitxers multimèdia i aplicacions amb regularitat. El portal està pensat per augmentar la productivitat i optimitzar la col·laboració del projecte.
Com a membre de l'equip, podeu accedir a tots els enllaços a directoris, fitxers i llocs web rellevants a la pàgina d'inici del portal. També podeu utilitzar el feed d'activitats per fer un seguiment de les interaccions del lloc.
L'equip de SharePoint té una pestanya "Fitxers" amb una àmplia gamma de funcions. Qualsevol membre pot utilitzar aquestes funcions per editar fitxers compartits i personalitzar el portal. Aquí teniu una llista d'opcions:
- Accediu a funcions addicionals a la secció "Fitxer nou".
- Sincronitza els fitxers amb la unitat local corresponent.
- Canvieu la vista per organitzar més la interfície del portal. Hi ha diverses opcions disponibles, com ara la vista de llista, la vista de rajoles i la vista compacta.
- Elimina el programari maliciós o els fitxers brossa o informa de fitxers sospitosos.
- Carregueu i registreu fitxers.
- Consulteu i descarregueu fitxers.
- Reorganitza l'ordre dels fitxers.
Gestioneu la configuració de compartició de convidats de SharePoint
Si sou un administrador global o un administrador de SharePoint, teniu l'autoritat per personalitzar la configuració de compartició per a tota l'organització. Això vol dir que podeu decidir el nivell de participació dels usuaris convidats al servidor de SharePoint. Hi ha diverses configuracions per compartir entre les quals podeu triar, en funció de les vostres necessitats. A continuació s'explica com gestionar la configuració per compartir com a convidat:
- Obriu el vostre navegador i inicieu la sessió al vostre compte d'administrador.
- Obriu la pestanya "Compartició externa".
- Seleccioneu el nivell de compartició desitjat per a la vostra organització. Normalment, la configuració predeterminada és "Qualsevol".
Les diferents configuracions de compartició impliquen diferents nivells d'accés. Assegureu-vos de triar-ne un que correspongui al tipus de document que esteu compartint. Aquí teniu un desglossament ràpid de cada configuració de compartició:
- Ningú. Aquesta configuració permet als usuaris compartir enllaços que no requereixen cap autenticació. Això vol dir que el poden enviar tant als convidats existents com als nous. Com a administrador, podeu establir una data de caducitat per a cada enllaç.
- Convidats nous i existents. Amb aquesta configuració, els convidats han d'iniciar la sessió amb el seu compte de Microsoft per accedir a l'enllaç. També poden utilitzar el seu ID d'usuari de l'escola o de l'empresa. És perquè aquest tipus d'enllaços requereixen codis de verificació d'identitat.
- Només convidats existents. D'aquesta manera, podreu compartir fitxers amb els convidats des del vostre directori. Això inclou qualsevol persona que hagi acceptat les vostres invitacions en el passat. També es refereix als convidats que heu afegit manualment mitjançant Azure B2B o funcions de col·laboració similars.
- Només membres de la vostra organització. Si voleu evitar que usuaris externs accedeixin al vostre directori, seleccioneu aquesta configuració. Desactiva la funció de compartició externa i manté tots els fitxers dins de la vostra organització.
Si desactiveu l'ús compartit extern i torneu a activar-lo, els convidats als quals se'ls va concedir accés anteriorment encara podran unir-se al servidor. Si no voleu que els convidats recuperin l'accés a llocs concrets, heu de desactivar la configuració d'aquests llocs individualment.
Preguntes freqüents sobre l'ús compartit de convidats de SharePoint
Com puc activar i desactivar la compartició externa sempre que ho necessito?
Els fitxers que deseu al vostre servidor de SharePoint són accessibles per a tothom amb permís del lloc. Tanmateix, és possible que vulgueu compartir determinats fitxers amb persones que no utilitzen SharePoint regularment. Aquí és on entra en joc la funció de compartir externa.
Per activar la configuració, heu de ser un gestor de SharePoint a Microsoft 365. Els gestors del lloc no tenen autoritat per habilitar o desactivar l'ús compartit extern. A continuació s'explica com fer-ho:
1. Inicieu sessió a la pàgina web del centre d'administració de SharePoint.
2. Navegueu a la columna del costat esquerre. Trieu un lloc de la llista.
3. Feu clic al cercle que hi ha al costat de l'opció per compartir que voleu activar.
Les opcions disponibles es determinen a nivell d'empresa. Si desactiveu la compartició externa en un lloc determinat, els enllaços que hi hàgiu compartit deixaran de funcionar.
Què poden fer els convidats amb els meus documents compartits?
Quan compartiu un enllaç, podeu determinar si la persona que l'obre pot fer canvis al fitxer. Si marqueu la casella "Permet les modificacions", això és el que poden fer altres usuaris després de rebre l'enllaç:
• Tant penjar com descarregar fitxers i carpetes al servidor.
• Crear noves carpetes i pujar nous fitxers.
• Eliminar fitxers del servidor SharePoint.
• Editeu elements i carpetes existents.
• Transferir fitxers d'una carpeta a una altra.
• Canviar el nom i el format d'un fitxer determinat.
• Comparteix els enllaços de fitxers amb altres persones.
Fins i tot amb l'edició activada, algunes coses encara estan fora de límit. Això és el que el receptor no pot fer:
• Editeu o canvieu el nom d'un directori arrel. Això passa amb altres carpetes d'alta jerarquia.
• Obriu altres carpetes des del vostre servidor de SharePoint. Només poden veure i editar els que has compartit.
• Accediu a qualsevol altra cosa del vostre lloc de SharePoint sense permís.
També hi ha tres configuracions de compartició disponibles per als usuaris convidats al vostre directori. Podeu triar qualsevol de les opcions següents:
• Qualsevol persona (es pot accedir a l'enllaç sense verificació).
• Convidats nous (l'enllaç requereix que el convidat verifiqui la seva identitat). Els convidats existents també poden accedir a aquests enllaços després d'iniciar la sessió amb un compte de Microsoft.
• Només convidats existents (la compartició està limitada als convidats que ja estan inclosos al vostre directori).
• Només els membres de la vostra organització (cap convidat extern pot accedir a l'enllaç).
Què puc compartir amb Microsoft SharePoint?
SharePoint admet tot tipus de formats de fitxer. Pràcticament podeu pujar qualsevol cosa al vostre directori sense cap problema.
Tanmateix, les versions anteriors tenen problemes amb tipus de fitxers concrets. Per exemple, les extensions següents estan completament bloquejades del servidor 2016:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .sabó
• .json
• .xamlx
Afortunadament, el servidor actual no té aquesta limitació. De moment, no hi ha formats ni extensions prohibits a SharePoint.
Compartir és preocupar-se
SharePoint posa ordre al lloc de treball en línia. Les funcions avançades del sistema us permeten compartir fitxers i llocs sencers en només uns quants passos senzills.
Hi ha una configuració de compartició preferida per a cada situació i tipus d'enllaç. Els administradors globals i de SharePoint fins i tot poden habilitar la compartició externa i gestionar la configuració del convidat per a tota l'organització.
Utilitzeu SharePoint i els vostres companys de feina per intercanviar fitxers? Hi ha un sistema de col·laboració diferent que preferiu? Comenta a continuació i comparteix els teus pensaments sobre la funció de compartició externa.